Некоторые наивные люди полагают, что ключевой фигурой на фирме является шеф. Это не совсем так. На самом деле шеф-«голова» будет управлять фирмой-«телом» гораздо эффективнее при наличии нервной системы, каковой и является секретарь.

Не вдаваясь в дальнейшие анатомические подробности, хотим подчеркнуть, что коммуникативную роль секретаря трудно переоценить. Секретарь принимает и фильтрует телефонные звонки, избавляя тем самым шефа и ведущих менеджеров от необходимости тратить рабочее время на отказы от заведомо невыгодных предложений, на решение простых шаблонных ситуаций и ответы на глупые вопросы; секретарь контролирует допуск на прием к шефу, отсекая «поглотителей времени» — неперспективных и ненужных посетителей. Высшим пилотажем для секретаря считается умение создать для посетителей такую атмосферу внимания, комфорта и заботы, чтобы даже отказ в просьбе или не допуск в кабинет воспринимались как подарок судьбы.

Рабочий день руководителя всегда расписан по минутам. Секретарь составляет сетевые графики встреч и контролирует план контактов шефа, координируя потоки заявок и своевременно информируя начальство. При наличии на фирме квалифицированного и добросовестного секретаря шефу обычно не удается забыть поздравить кого-то с днем рождения, сделать важный телефонный звонок, опоздать на совещание, не взять с собой нужные документы или вовремя не пообедать. Секретарь оповещает персонал фирмы о событиях и решениях, готовит и оформляет документы к командировкам шефа (включая визы, билеты, бронирование мест в гостиницах и т.п.). Секретарь осуществляет подготовку переговоров, совещаний, включая документальную часть, аппаратную, процедуры, аксессуары, ритуалы, чай, кофе и иные мелочи. На хрупкие секретарские плечи возлагается и контроль за безопасностью шефа, соблюдением соответствующих процедур на фирме, обеспечение сохранности конфиденциальной информации и документации.

Через секретаря и под его непосредственным руководством осуществляется документооборот на фирме, что предполагает хорошее владение нормами делопроизводства и познания в области права. Секретарь отвечает за прием, просмотр, подготовку ответов и отправку корреспонденции, регистрацию входящих и исходящих документов, формирует номенклатуру дел и архивы, готовит проекты приказов, распоряжений и решений, ведет протоколы, составляет договоры, ведет деловую переписку с партнерами, в том числе зарубежными, оформляет внешнеторговые контракты. В обязанности секретаря входит и составление инструкций, актов, формирование отчетов, организация учета и хранения документации и иных носителей информации, контроль за исполнением распорядительной документации и резолюций, контроль за исполнением нормативной документации. Секретарь часто ведет документацию отдела кадров, ведет трудовые книжки, личные дела и учетную документацию сотрудников. Секретарь может также выполнять функции референта — готовить и редактировать доклады, выступления шефа, договоры, протоколы, иные деловые документы; получать и обрабатывать информацию, подавая документы шефу в кратком реферативном виде.

Отдельного разговора заслуживает роль секретаря в создании имиджа фирмы. Если ваш потенциальный партнер видит у вас в приемной секретаря обаятельного, как Синди Кроуфорд, умного, как Спиноза, и при этом одетого в скромный костюмчик от Готье, то на уровне подсознания он чувствует солидность и надежность вашей фирмы, вследствие чего выгодный контракт у вас в кармане. А если ваша секретарь еще и продемонстрирует недюжинные познания в области этикета, не подав к кофе вилочку для рыбы, а также между делом ответит на телефонный звонок на хорошем английском, считайте, что этот партнер навеки ваш.

Неудивительно, что шеф всегда считает секретаря своей правой рукой. Но мы-то с вами теперь знаем, кто на фирме главный?..

Продолжительность обучения по курсу секретарь-референт —  3  месяца.

Занятия проводятся онлайн.

 Действуют  скидки до 20% .

Предметы в программе обучения секретаря:

— Делопроизводство

Общие правила оформления документов. Документирование управленческой деятельности. Виды документов. Государственный классификатор управленческой документации.
Основные требования к оформлению документов. Бланки документов предприятия. Состав реквизитов документов.
Общее делопроизводство. Организационные документы. Информационно-справочные документы. Основные виды справок (справки по личному составу и служебные справки). Реквизитные справки.
Докладная записка. Объяснительная записка, служебная записка (основные реквизиты).
Протокол (формы полного и краткого протоколов). Основные реквизиты протокола. Акт. Состав реквизитов акта. Общие правила оформления акта. Пример размещения реквизитов акта.
Распорядительные документы.
Приказ. Основные виды приказов. Приказы по личному составу и основной деятельности.
Договор. Состав реквизитов договора.
Номенклатура дел. Конкретная, типовая и примерная номенклатуры. Примерная схема размещения реквизитов номенклатуры.
Регистрационные функции секретаря. Прием, просмотр, регистрация документов (журналы регистрации). Обработка и отправка документов. Организация контроля исполнения. Оформление дела. Хранение дела. Примерный перечень сроков хранения документов.
Кадровое делопроизводство. Командировочные удостоверения. Журнал регистрации прибывших в командировку. Трудовое соглашение. Официальные и личные доверенности. Список, график отпусков, заявление. Снятие копий с документов. Выписки из протоколов.
Особенности оформления письма, отправляемого за рубеж. Схема американского письма, схема английского делового письма. Особенности обращения в деловых письмах, принятых за рубежом. Правила написания текста.
Распорядительная документация. Типовые формы приказов. Выписки из приказов. Распоряжение. Указание. Решение. Характеристики. Резюме. Виды актов. Наиболее распространенные ситуации, в которых составляются акты.
Документация, связанная с хозяйственно-договорной деятельностью. Виды договоров. Договор подряда. Пример размещения реквизитов договора подряда. Перечень документов, не подлежащих регистрации. Перечень документов, подлежащих утверждению. Отказ от акцепта.
Протокол разногласий к договору. Коммерческий акт.

— Кадровый менеджмент
— Техника  ведения переговоров. Тим-билдинг, Тайм-менеджмент.
— Программа 1С.
— Основы маркетинга и рекламы,  pr.

— Курсы  английского для секретарей — референтов (по желанию)